Un guide complet de la comptabilité des restaurants

La comptabilité des restaurants peut être intimidante même pour les restaurateurs expérimentés. Il existe de nombreux rapports importants à maintenir (état des profits et pertes, rapport des ventes quotidiennes, rapport des flux de trésorerie, bilan et autres). De nombreuses questions se posent, comme par exemple quelle est la différence entre la comptabilité d'un restaurant et la comptabilité ? Quel logiciel est adapté aux restaurants ? À quoi ressemble le cycle de comptabilité d'un restaurant ?

Une chose qui rend les choses particulièrement délicates, c'est que tant de pièces bougent, vous devez souvent embaucher de nouvelles personnes et rendre compte des dommages qui se produisent de temps à autre. Mais il est également extrêmement important de maintenir un flux de comptabilité sain et régulier.

Dans cet article, vous découvrirez :

• Comptabilité de restaurant :pourquoi est-elle différente des autres types de comptabilité ?
• Les bases :les rapports de comptabilité que chaque restaurant doit tenir à jour.
• Cycle comptable :à quoi ressemble-t-il ?
• Automatisation de la comptabilité pour les restaurants.

Comptabilité de restaurant :pourquoi est-elle différente des autres types de comptabilité ?

La grande chose à couvrir tout de suite est la méthode comptable qui conviendrait aux restaurants. Selon Chron.com, les petits restaurants (moins de 1 million de dollars de revenus par an) peuvent choisir leur propre méthode, et le plus souvent, ce serait la méthode en espèces. . Les grands restaurants doivent utiliser la méthode de régularisation pour se conformer à l'IRS.

Méthode comptable

Méthode de trésorerie

Cette méthode comptable est utilisée pour documenter les revenus générés lorsque l'argent est reçu pour payer des services ou pour enregistrer les dépenses et les coûts qui se produisent. Un cas d'enregistrement s'ouvre chaque fois que de l'argent est échangé. Étant donné que dans la plupart des restaurants, cafés et bars, les services sont rendus et payés simultanément, l'argent n'est pas dû à un stade ultérieur, ce qui rend cette méthode si appropriée.

On pourrait envisager de choisir une autre méthode car une comptabilité de caisse, bien qu'assez simple, n'est pas toujours la méthode comptable la plus précise. Le problème est qu'il ne reconnaît pas les retards de paiement. Par exemple, en utilisant la méthode de trésorerie, vous comptabilisez les livraisons de vos fournisseurs uniquement lorsque vous les payez. Mais de nombreux restaurants établis ont des comptes de livraison qui leur permettent de payer leurs fournisseurs longtemps après la livraison.

Si vous suivez un modèle similaire, la méthode de trésorerie montrerait à tort que vous avez d'importantes dépenses de livraison sporadiques, alors qu'en fait elles pourraient être plus petites et plus régulières.

Méthode d'exercice

La méthode de la comptabilité d'exercice est obligatoire pour les restaurants ayant des revenus plus importants et peut être utile pour les petits restaurateurs qui ont des comptes de livraison, pour lesquels ils paient une fois la livraison effectuée. La méthode de la comptabilité d'exercice comptabilise les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Cela signifie que les dépenses et les revenus sont enregistrés au moment de la transaction. Peu importe le moment où l'argent est effectivement échangé ou les paiements sont effectués.

L'utilisation de cette méthode vous permettra d'avoir une image plus précise de la façon dont les dépenses se produisent et des revenus générés. Il démontre également l'équilibre entre vos revenus et vos dépenses.

Conseils

Il est très important de prendre en compte les pourboires (distincts des pourboires automatiques, qui relèvent d'une catégorie IRS différente) dans le processus comptable. Les employés sont tenus de déclarer leurs pourboires au propriétaire du restaurant, car il s'agit d'un revenu d'employé. Ils doivent également payer des impôts sur eux. Ainsi, bien que vous n'ayez pas besoin de déclarer les pourboires comme faisant partie des revenus de votre restaurant et qu'ils ne puissent pas être soumis à une retenue, ils doivent être pris en compte.

Les bases :les rapports de comptabilité que chaque restaurant doit tenir à jour.

Il existe plusieurs rapports qui accompagnent chaque entreprise de restauration au fur et à mesure qu'elle tente de maintenir un flux de trésorerie positif et la santé globale de son entreprise. Voici quelques-uns des rapports essentiels de base que les restaurants utilisent dans leur processus de comptabilité, expliquant pourquoi ils sont nécessaires.

Cycle comptable :à quoi ressemble-t-il ?

Les restaurants utilisent souvent la période comptable de quatre semaines au lieu d'une période mensuelle, car les jours de la semaine ont tendance à affecter la marche de l'entreprise, ce qui crée un cycle de comptabilité de 13 semaines.

Il existe plusieurs processus de comptabilité qui assurent le bon fonctionnement de votre entreprise. Un cycle de comptabilité typique comprendrait :

• Réconciliation de compte
• Paie
• Comptes créditeurs

Réconciliation vous permet d'être au courant des dépôts incorrects ou des écarts dans l'enregistrement des données.

Faire attention aux comptes créditeurs et payer les factures à temps est ce qui vous aide à maintenir des relations de travail durables avec vos fournisseurs.

Paie a tendance à être assez compliqué et prend du temps, et vous pourriez avoir besoin d'un professionnel pour suivre les différents salaires ou salaires horaires, les heures, les pourboires, les taxes et les déductions.

Automatisation de la comptabilité pour les restaurants.

La gestion d'un restaurant nécessite souvent que le propriétaire de l'entreprise s'occupe constamment de nouvelles tâches. Cela rend l'automatisation des processus répétitifs cruciale afin de libérer autant de temps d'experts que possible pour les choses qui nécessitent vraiment votre attention.

De nombreux restaurants utilisent une solution de comptabilité pour générer les rapports nécessaires. Parmi les plus populaires, il y a QuickBooks en ligne, où vous pouvez facilement générer automatiquement de nombreux rapports essentiels.

Conseil de pro :

La saisie des transactions de revenus dans un système comptable, ainsi que l'enregistrement de vos dépenses peuvent être fastidieux, c'est pourquoi il est toujours préférable d'automatiser. Même si vous utilisez un système de point de vente, les paiements peuvent provenir de différentes sources, telles que Stripe, PayPal ou Square. Pour faciliter le processus d'enregistrement de toutes les transactions, vous pouvez améliorer votre expérience QuickBooks avec des solutions expertes basées sur le cloud pour les petites entreprises, telles que Synder.

Voici un petit guide pratique pour configurer l'automatisation en arrière-plan de l'enregistrement des données :

1. Connectez vos QuickBooks à Synder

2. Connectez votre Stripe, PayPal ou Square à Synder

3. Ayez un aperçu de vos transactions en ligne entrantes et sortantes et synchronisez-les automatiquement avec QuickBooks en arrière-plan

Vous pouvez également accepter les paiements en ligne en quelques secondes via Synder (une option utile pour les restaurants serait de créer une caisse instantanée sur votre site Web pour les livraisons et votre boutique en ligne sans avoir besoin de compétences en codage).

Envie de plus ? (jeu de mots) Découvrez les options d'automatisation supplémentaires. Nous espérons qu'en utilisant ces lignes directrices, vous pourrez clarifier votre stratégie de comptabilité et vous concentrer sur les éléments qui contribuent à la croissance de votre entreprise.